Hakuaikoja on hyvä yhdentää, siten että samaan avustettavaan toimintaan olisi mahdollista hakea eri rahoituslähteistä avustusta. Toisaalta tämä ruuhkauttaisi ko. ajat mikäli avustuskohteita ja rahoituslähteitä on paljon samanaikaisesti haettavana ja raportoitavana. Sovatek-säätiö pitää osittain hyvänä SOSTEN ehdotusta suurempiin avustuskokonaisuuksiin siirtymistä, mutta kaikille järjestöille tämä ei välttämättä sovi. Mikäli järjestöllä on useampi kohdennettu yleisavustus, mutta ei yleisavustusta voi erilaisille kohdennuksille myönnettyjä avustuksia olla hankala yhdistää. Ns. yleisjärjestöille (vaikuttamis, koulutus yms. toiminta) tämä voi olla mahdollista, jos avustus ei kohdennu tietyille tarkemmin rajatuille kohderyhmille kuten esim. Vertaistoimintakeskus päihderiippuvaisille.
Yhden avustuksen mallissa usean eri kohderyhmän toimintaan myönnettyjen erillisten kohdennettujen yleisavustusten tavoitteiden, toiminnan ja tulosten määrittely, mittaaminen sekä osoittaminen voi olla hankalaa yhdellä yleisavustuksella?

Yleisavustuksen haku- ja raportointilomakkeet ovat varsin selkeät STEA-avustuksissa ja niiden julkaisuaikataulu on tiedossa etukäteen. Tästä tulee pitää kiinni jatkossakin.

Yleisavustusten sisällöt ja euromäärät vaihtelevat erittäin paljon STEA-avustuksissa. STM myöntää yleisavustuksia ns. yleisenä yleisavustuksena sekä tiettyyn osaan kohdennettuina yleisavustuksina. Myös ns. yleisen yleisavustuksen sisällöissä ja euromäärissä on suuria eroja, mikä tuo haasteita yhdenmukaisille käytännöille.

Yleisavustusten määrää ja osuutta myönnettävistä STEA-avustuksista tulee lisätä. Monella avustuksensaajalla on tällä hetkellä useita avustuskohteita. Vähintäänkin useita pienempiä kohdennettuja yleisavustuksia tulee yhdistää isommiksi kokonaisuuksiksi. Menettely vähentäisi oleellisesti sekä avustuksen saajan että myöntävän viranomaisen hallinnollista taakkaa hakemusten ja raporttien työstämisen/käsittelyn osalta.

Haku- ja raportointilomakkeiden samanaikainen julkaisu ja pysyvä vuosiaikataulutus on hyvä asia. Tärkeää on avustusmäärän merkittävästi supistuessa, että tehdään toimia järjestöjen hallinnollisen taakan vähentämiseksi. Tavoitteena tulee olla siirtyminen kohti suurempia avustuskokonaisuuksia, joka vastaa myös hallituksen kehysriihessä asetettuja tavoitteita sekä vähentäisi tehokkaasti järjestöjen hallinnollista taakkaa. Jokaisesta erillisestä avustuskohteesta aiheutuu lisää byrokratiatyötä, joka on myös pois siitä työstä jota tehdään järjestön perustehtävän toteuttamiseksi, sotejärjestöissä yleensä ihmisten auttamiseksi. Lisäksi voimavaroja voitaisiin suunnata toiminnan kehittämiseen useiden päällekkäisten hallinnointiprosessien sijaan. Nykyinen menettelytapa ei mahdollista yksittäisen järjestön sisällä osaamisen hyödyntämisestä eri avustuskohteiden välillä optimaalisella tavalla.

On hyvä, jos valtionapuviranomaiset julkaisevat haku- ja raportointilomakkeet aina samaan aikaan ja järkevää on myös suhteuttaa vaateita toiminnan määrään nähden. Lomakkeissa soisi olevan hieman enemmän merkkimääriä, jotta toiminnan vaikuttavuus tulisi paremmin kuvatuksi.

Avustusjärjestelmän kehittämisessä tulee olla tavoitteena siirtyminen kohti suurempia avustuskokonaisuuksia, joka vähentäisi tehokkaasti järjestöjen hallinnollista taakkaa.
Esim. STEA avusteisilla järjestöillä on usein monia eri avustuksia, joista kaikista laaditaan hakemukset, tuloksellisuusraportit ja talousselvitykset. Järjestöjen toiminnan näkökulmasta olisi järkevämpää, jos yksi yleisavustus kattaisi kaiken yleishyödyllisen toiminnan. Tämä mahdollistaisi järjestöille myös nopeamman reagoinnin toimintaympäristön muutoksiin.

Pohjois-Karjalan Sosiaaliturvayhdistyksen mielestä valtionavustusten (STEA) hakeminen on ollut selkeää, koska se on noudattanut vakiintunutta kaavaa ja aikataulua. Rahoitusten vähentyessä tulisi aidosti kehittää ja keventää hallinnon taakkaa ja antaa järjestöille enemmän valtuuksia määritellä ja vaikuttaa saadun avustuksen käyttöön. Valtionavustusten käytössä on tärkeää, että raportointi avustusten käytöstä on läpinäkyvää. Nykyinen tuloksellisuusraportointi ei palvele verkostojärjestöjen kaltaisia toimijoita.

Vaateet on syytä suhteuttaa saadun yleisavustuksen määrään. Yleisavustukset voivat kattaa jatkossa isompia kokonaisuuksia (esim. sisällyttää kohdennetut avustukset osaksi yleisavustusta).
Haku- ja raportointilomakkeiden julkaiseminen samaan aikaan on kannatettavaa, se helpottaa hakemuksen kirjoittamista ja raportoinnin suunnittelua.

Valtionavustusten vähentyessä on olennaista keventää hakijoiden hallinnollista taakkaa ja yhtenä olennaisena keinona tähän toimiin avustusten hakemisen ja raportoinnin yksinkertaistaminen. Hakemuksissa ja raportoinnissa tulisi hyödyntää selkeitä mitattavissa olevia arviointikriteerejä/pisteytyksiä sekä suosia mahdollisimman avointa hakijoiden toimintojen vaikuttavuuteen sekä yhteiskunnalliseen merkitykseen perustuvaa päätöksentekoa.

Hallinnolliseen työhön kuluvan ajan minimoiminen on tärkeää, jotta työ voidaan keskittää toiminnan ylläpitämiseen. Nykyään hakemis- ja raportointikäytännöt ovat kuitenkin sujuvia lomakkeiden ohjatessa kokonaisuutta. Haku ja raportointi vastaavat toisiaan. SOS-Lapsikylä painottaa, että jos haku- ja raportointiperiaatteet muuttuvat, niistä tiedotetaan etukäteen.

Vaikutusketjuihin perustu raportointi suuntaa arvioimaan oman toiminnan vaikutuksia ja vaikuttavuutta. Kun haku- ja raportointilomakkeet toimivat yhtenäisesti ja yhteismitallisesti, voidaan arvioida toiminnan vaikutuksia ja vaikuttavuutta sekä sen suhdetta, mitä on haettu ja mitä on saatuaikaiseksi.

Yleisavustuksen haku- ja raportointilomakkeet tulisi laatia yleisavustuksen periaatteiden mukaisesti Samat lomakkeet eivät toimi yleisavustuksiin ja hankeavustuksiin (tai kohdennettuihin toiminta-avustuksiin).

Lomakkeiden pysyvyys parantaa hakijoiden mahdollisuuksia suunnitella etukäteen avustuksien hakemista ja samalla vertailtavuus eri vuosien välillä paranee.

Raportoinnin hallinnollista taakkaa voisi keventää siten, että työaikojen raportointia yleisesti kevennettäisiin ja poistettaisiin kuhunkin raporttiin sisältyvä muun työn raportointivelvoite (se tuskin on tarpeen, kun raportoidaan yksittäisestä avustuskohteesta)