Ennakointitiedon vaikuttavuutta voidaan edesauttaa asiakaslähtöisellä kehittämisellä raportissa esitetyllä tavalla. Tämän työn tulokset kannattaa kytkeä ennakoinnin tietoalustan suunnitteluun ja toteutukseen.

Tarvelähtöisyys ennakointiprosessin lähtökohtana on hyvin kannatettava. Ymmärrettävän viestinnänkin kannalta liian raskasta ja monimutkaista prosessia tulee välttää.

Pohjanmaan liiton mielestä ennakoinnin vaikuttavuuden ja viestinnän kehittämiseksi esitetyt toimenpiteet ovat loogisia ja hyvin perusteltuja. Asiakaslähtöisyyden pitäisi olla itsestään selvä lähtökohta, mutta hyvä että se korostuu nyt esitetyissä toimenpiteissä. Etenkin ennakoinnin tietosisällön kehittäminen palvelumuotoilun keinoin on erittäin kannatettava esitys. Nykypäivän tietotulvassa on tärkeää, että tarjottava tieto on mahdollisimman helposti hyödynnettävässä muodossa.

Ennakointitiedon käytettävyys ja vähäinen hyödyntäminen on tähän asti ollut yksi koko ennakointitoiminnan heikkous. Ennakointitieto pitää olla sellaisessa muodossa, että se ymmärretään. Käyttäjälähtöisempi toimintatapa on arviomme mukaan merkittävä parannus aiempaan. Myös ennakointitiedon saatavuuden tiettäväksi tekemisestä on syytä huolehtia.

Tiedon käytettävyyden kannalta on oleellista, että verkossa olevan tiedon käyttäjälle on tarjolla tukea siltä taholta, joka on tuottanut kyseisen tiedon. Samalla pitää huolehtia siitä, että tiedon käyttäjän ja tuottajan välistä vuorovaikutusta hyödynnetään ennakointijärjestelmän kehittämisessä.

Viestinnän merkittävyys on hyvin tunnistettu. Erityisen tärkeää on kiinnittää huomiota siihen, että eri lähteistä saatava tieto kuten eri osaamisluokittelut ovat yhteismitallista.

Myös itse ennakointiprosessia alkaen tavasta jolla ennakointi tapahtuu tiedon käyttöön tulisi arvioida nykyistä enemmän. Tätä varten tulisi luoda vakiintunut prosessi ja määritellä sille vastuutaho.

Raportissa tuodaan esille hyvin viestinnän merkitys, jotta ennakointitieto voisi palvella päätöksen tekoa. Ennakointitiedon tarpeet ja muodot on hyvä tiedostaa ja palvelumuotoilun avulla tuottaa tietoa soveltuvalla tavalla.
Viestintä on tärkeää myös siksi, että ennakointitiedon pohjalta eri tahot voivat keskustella vaihtoehtoisista toimista ja tulevaisuudesta. Dialogi, arvokeskustelut ja vaihtoehtojen pohdinta ovat olennainen osa ennakointityön käyttöä, minkä ulottuvuuden tulisi näkyä ennakointijärjestelmän kehittämisen visiossa.

Vaikuttavuuden kehittäminen on tärkeää ja esitetyt kehittämistoimenpiteet, yleisluontoisuudestaan huolimatta, ovat oikean suuntaisia. Tavoitteita tulisi täsmentää tämän osalta huomattavasti. Viestinnän kehittäminen on välttämättömyys – itse asiassa, pelkästään nykyisen ennakointityön ja –tulosten viestintää kehittämällä saataisiin lisää vaikuttavuutta välittömästi. Tähän saakka panoksia on laitettu ainakin joissain määrin ennakointitiedon osallistavaan keräämiseen, mutta kerätystä ja analysoidusta (pureskellusta) tiedosta viestimiseen on satsattu paria poikkeusta lukuunottamatta yllättävänkin vähän.

Tuotettua ennakointitietoa tulee palvelumuotoilla erilaisille tunnistetuille ja nimetyille käyttäjätahoille relevanttiin muotoon. Tässä kohden on tärkeää, että työtä tekevät ennakointiosaajat, jotka kykenevät menetelmillään nostamaan tuotetusta tietovirrasta olennaisia asioita tarkasteluun niin päättäjille kuin kansalaisillekin. Infograafit, yhteenvedot ja erilaiset visuaaliset esitysmuodot ovat tärkeitä. Haasteena on se, kuinka eri tahot omista tavoitelähtökohdistaan käsin tuotettua tietoa tulkitsevat. Tuotetusta ennakointitiedosta voisikin olla tarjolla vaihtoehtoisia tulevaisuuskuvia keskustelun pohjaksi, sytykkeeksi jatkotyöstämiselle ja yhteiselle pöyhinnälle. Sitra on tuottanut ohjeistuksia esimerkiksi jonkin tuotetun julkaisun tai aineiston jatkokeskustelun fasilitoimiseksi: tällaiset olisivat erityisen kannatettavia, jotta kansainvälistä, kansallista ja alueellista ennakointitietoa voitaisiin relevantisti käsitellä erilaisilla kokoonpanoilla ja foorumeilla eikä tieto jäisi keräämään pölyä (liian raskaana ja vaikealukuisena).

On tärkeää pohtia sitä, mitä viestinnällä tavoitellaan ja kenelle on tarpeen viestiä. On tärkeää pystyä yleisesti perustelemaan ja viestimään se, miksi ja kenelle ennakointityötä tehdään. Ensisijaisesti ennakoinnin viestintähaasteet ovat kuitenkin sisäisiä ja koordinaatioon liittyviä. Yhteinen kieli, yhteiset rakenteet ja käytännöt auttaisivat jo tässä.

Ennakointitiedon vaikuttavuuden kehittämisen tulisi olla ensimmäinen askel koko järjestelmän kehittämisessä. Järjestelmä voi olla vaikuttava vain, jos se tuottaa lisäarvoa käyttäjille. Sen vuoksi eri käyttäjäryhmien tunnistaminen ja tiivis osallistaminen on tärkeä lähtökohta koko suunnitteluprosessissa. Ennakointitulosten viestinnässä on tarpeen huomioida, että eri käyttäjien tiedontarpeet ovat jatkuvia, ja tämä on tärkeä lähtökohta koko järjestelmän kehittämisessä.

Tällä hetkellä ennakointitiedon käytettävyys on heikkoa ja sitä pitää parantaa kaikilla tasoilla. Esitetyt toimenpiteet pitävät sisällään varsin vähän konkreettisia keinoja viestinnän kehittämiseen, siihen pitää kiinnittää huomiota jatkovalmistelussa.